A maioria das empresas sabe que precisa de um contrato de prestação de serviço ao iniciar uma relação com um PJ. Mas parar por aí é um erro que pode custar caro: em caso de auditoria, disputa trabalhista ou problema fiscal, o contrato sozinho não basta. Existem pelo menos 5 documentos adicionais que toda empresa deveria solicitar no onboarding.
Os 5 documentos essenciais no onboarding de PJ
Cartão CNPJ atualizado
Emitido na Receita Federal (servicos.receita.fazenda.gov.br), o cartão CNPJ confirma que a empresa do prestador está ativa e com a situação cadastral regular. Verifique se o CNAE (atividade econômica) é compatível com o serviço contratado. Se o prestador é MEI, confirme que não excedeu o limite de faturamento.
Certidão Negativa de Débitos (CND)
A CND (federal, estadual e municipal) comprova que o prestador não possui débitos pendentes com o fisco. É especialmente importante para contratos de alto valor ou longa duração. A CND federal pode ser emitida gratuitamente no site da Receita Federal.
Comprovante de Inscrição Municipal
Para prestar serviço, o PJ precisa ter inscrição municipal ativa na prefeitura do município onde está sediado. Sem a inscrição, não pode emitir NFS-e válida. Solicite o comprovante de inscrição e verifique se está ativa.
Documentos pessoais do responsável legal
RG e CPF (ou CNH) do responsável legal da empresa PJ. Necessário para validação de identidade, prevenção a fraudes e, em algumas situações, para cadastro bancário em caso de pagamento direto.
Dados bancários da pessoa jurídica
Conta bancária em nome da PJ (não do sócio pessoa física). Pagamentos devem ser feitos na conta da empresa para manter a caracterização de relação B2B. Se o prestador é MEI, a conta pode ser individual associada ao CNPJ.
Checklist completo de onboarding de PJ
| Documento | Obrigatório | Onde obter | Validade |
|---|---|---|---|
| Contrato de Prestação de Serviço | Sim | Elaborado pela empresa | Vigência do contrato |
| Cartão CNPJ | Sim | Receita Federal (online) | Verificar a cada 6 meses |
| Certidão Negativa de Débitos | Recomendado | Receita Federal / Prefeitura / Estado | 30 a 180 dias (varia) |
| Inscrição Municipal | Sim (para NFS-e) | Prefeitura do município | Permanente (verificar se está ativa) |
| RG/CPF do responsável | Sim | Prestador fornece cópia | Permanente |
| Dados bancários PJ | Sim | Prestador fornece | Atualizar se alterado |
| Comprovante de endereço PJ | Recomendado | Prestador fornece | Últimos 3 meses |
| Certificações profissionais | Quando aplicável | Órgão certificador | Verificar prazo de validade |
| Seguro de responsabilidade civil | Quando aplicável | Seguradora | Verificar vigência anual |
| Contrato social / Requerimento MEI | Recomendado | Junta Comercial / Portal do Empreendedor | Última alteração |
Nunca inicie pagamentos a um prestador PJ sem validar pelo menos: CNPJ ativo, contrato assinado e dados bancários da PJ. Esses são os três pilares mínimos de conformidade.
Como digitalizar o onboarding com Afflux
No Afflux, o processo de onboarding é centralizado: a empresa cria o cadastro do colaborador PJ, faz o upload dos documentos na biblioteca individual, e o próprio colaborador pode complementar com documentos faltantes pelo portal. Tudo ficando organizado em um só lugar, com acesso controlado.
Conclusão
O onboarding bem-feito evita dores de cabeça futuras. Documentar a relação desde o início — com contrato, CNPJ, CND e dados bancários — protege a empresa em auditorias, reduz risco trabalhista e estabelece um padrão profissional que o prestador respeita.
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