Quanto tempo leva para validar uma nota fiscal de prestador de serviço?

Manualmente, a validação completa de uma NF pode levar de 10 a 30 minutos, dependendo da complexidade. Com ferramentas de automação como o Afflux, que usam IA para extração e cruzamento de dados, o processo leva menos de 1 minuto por nota.

Empresa pode recusar nota fiscal de PJ?

Sim. A empresa deve recusar notas fiscais com dados incorretos, como CNPJ errado, discriminação genérica de serviço ou alíquotas incompatíveis. A recusa é um direito e uma obrigação para manter a conformidade fiscal.

O que acontece se a empresa aceitar uma NF com erro?

Se a empresa aceitar e contabilizar uma NF com erros, pode ter a despesa glosada em auditoria fiscal, perder o direito à dedução e, em casos graves, responder solidariamente por tributos não recolhidos.

Prestador MEI precisa emitir nota fiscal para empresa?

Sim. Quando o tomador do serviço é pessoa jurídica, o MEI é obrigado a emitir nota fiscal, conforme a Lei Complementar 123/2006. A exceção é quando o serviço é prestado para pessoa física.

Qual a diferença entre NFS-e e NF de produto?

A NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) é emitida na prefeitura e refere-se a serviços prestados. A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) de produto é emitida na SEFAZ Estadual e refere-se à venda de mercadorias. Para prestadores de serviço PJ, o documento correto é a NFS-e.

Como validar Nota Fiscal de prestador de serviço: checklist de conformidade fiscal [2026]

Receber notas fiscais de prestadores de serviço PJ é rotina em qualquer empresa que trabalha com colaboradores não-CLT. Mas aceitar uma NF sem validação pode gerar problemas sérios: desde glosa em auditorias até multas por irregularidades fiscais. Neste guia, você vai aprender exatamente quais pontos verificar em cada nota fiscal recebida.

Por que validar notas fiscais de prestadores PJ?

A validação de notas fiscais não é burocracia — é proteção. Uma NF com dados incorretos pode ser considerada inidônea pelo fisco, o que impede a empresa de deduzir o valor como despesa operacional. Além disso, erros de CNPJ ou alíquota podem indicar problemas cadastrais que precisam ser resolvidos antes do pagamento.

Checklist completo de validação de Nota Fiscal de serviço

Verifique o CNPJ do prestador

Compare o CNPJ impresso na NF com o cadastro do prestador na sua base. Se o CNPJ estiver divergente, a NF é inválida para fins fiscais. Consulte a situação do CNPJ no site da Receita Federal (servicos.receita.fazenda.gov.br) para confirmar que está ativo.

Confira a Razão Social e Inscrição Municipal

A Razão Social precisa bater com o cadastro. A Inscrição Municipal deve estar ativa na prefeitura do município do prestador. Empresas com inscrição suspensa não podem emitir NFS-e válida.

Valide o código de serviço (CNAE / Item da Lista)

O serviço descrito na NF deve corresponder ao serviço efetivamente prestado. Verifique se o código CNAE ou o item da Lista de Serviços (LC 116/2003) é compatível com a atividade contratada. Divergência aqui pode gerar questionamento fiscal.

Verifique a discriminação do serviço

A discriminação do serviço não pode ser genérica ('serviços prestados'). Deve descrever objetivamente o que foi feito, o período de competência e, idealmente, fazer referência ao contrato de prestação de serviço. Exemplo correto: 'Serviços de desenvolvimento de software — módulo de relatórios — competência janeiro/2026 — contrato nº 0042'.

Confira o valor total e as retenções

Compare o valor da NF com o contrato vigente. Verifique se as retenções obrigatórias estão aplicadas: ISS (quando retido na fonte), IR (para serviços com alíquota de retenção conforme IN RFB 1.234), PIS/COFINS/CSLL (para serviços listados no art. 30 da Lei 10.833). O valor líquido deve ser coerente após as deduções.

Verifique a competência (mês/ano)

A NF deve se referir ao mês em que o serviço foi prestado, não ao mês de emissão. Se o serviço foi executado em janeiro/2026, a competência deve ser janeiro/2026, mesmo que a NF seja emitida em fevereiro.

Confirme a autenticidade no site da prefeitura

Toda NFS-e possui um código de verificação que pode ser consultado no portal da prefeitura do município do prestador. Acesse o site e confirme que a nota é autêntica e não foi cancelada.

Verifique o regime tributário do prestador

Prestadores no Simples Nacional, MEI, Lucro Presumido ou Lucro Real têm regras de retenção diferentes. Um MEI, por exemplo, não pode ultrapassar o limite de faturamento anual de R$ 81.000. Se suspeitar que o prestador ultrapassou, solicite comprovação.

Erros mais comuns em notas fiscais de PJ

Erros frequentes e suas soluções
Erro	Impacto	Como corrigir
CNPJ do tomador incorreto	NF inválida para dedução fiscal	Solicitar cancelamento e reemissão com CNPJ correto
Discriminação genérica do serviço	Risco de glosa em auditoria	Pedir nova NF com descrição detalhada do serviço
Alíquota de ISS incorreta	Recolhimento a menor gera débito	Verificar alíquota municipal e solicitar correção
Competência divergente	Contabilização no período errado	NF deve refletir o mês de prestação
Falta de retenções obrigatórias	Empresa assume responsabilidade solidária	Aplicar retenções e informar valor líquido ao prestador

Como automatizar a validação de notas fiscais

Para empresas que recebem dezenas de notas fiscais por mês, a validação manual consome horas do time financeiro. Plataformas como o Afflux utilizam inteligência artificial (Google Document AI) para extrair automaticamente os dados da NF e cruzar com o cadastro do prestador, identificando inconsistências em segundos — como valor divergente, CNPJ incorreto ou competência incompatível.

Nunca processe o pagamento de uma NF antes de concluir a validação. Uma nota fiscal com dados incorretos, mesmo se paga, pode ser desconsiderada pelo fisco e gerar passivo tributário para sua empresa.

Conclusão

Validar notas fiscais de prestadores de serviço é uma etapa essencial para manter a conformidade fiscal da sua empresa. Com um checklist estruturado e, idealmente, com apoio de tecnologia, é possível reduzir erros, evitar multas e manter um relacionamento transparente com seus colaboradores PJ.