Quando sua empresa trabalha com 5 prestadores PJ, um Google Drive compartilhado resolve. Com 20, começa a ficar difícil. Com 50 ou mais, vira caos: contratos em pastas erradas, certificações vencidas sem alerta, documentos duplicados e versões desatualizadas. A planilha de controle, que era 'temporária', virou o calcanhar de Aquiles da operação.
Os 5 problemas mais comuns na gestão de documentos com planilhas
- Versionamento perdido: Qual é o contrato vigente? A versão de março ou a de setembro?
- Certificações vencidas: Quem controla se o alvará, seguro ou certificado do prestador ainda é válido?
- Documentos duplicados: 3 versões do mesmo contrato em pastas diferentes, sem saber qual é a oficial
- Busca lenta: Precisa do contrato do João? São 15 minutos vasculhando pastas no Drive
- Falta de rastreabilidade: Não há registro de quem enviou, quem aprovou ou quando o documento foi atualizado
O que uma solução adequada precisa ter
Biblioteca individual por colaborador
Cada prestador PJ deve ter um 'dossiê digital' próprio: contratos, termos adicionais, certificações, notas fiscais, comprovantes de pagamento. Tudo em um único local, sem misturar com documentos de outros colaboradores.
Categorização automática
Documentos devem ser classificados por tipo (contrato, certificado, comprovante, etc.) e por status (vigente, vencido, pendente). Isso permite filtros rápidos como: 'mostre todos os contratos que vencem nos próximos 30 dias'.
Controle de acesso granular
Nem todo usuário do sistema precisa ver todos os documentos. O financeiro acessa comprovantes. O jurídico acessa contratos. O próprio colaborador acessa seus documentos. Permissões por módulo evitam acessos indevidos.
Histórico e auditoria
Toda ação com documentos deve ser registrada: upload, visualização, download, substituição. Em caso de auditoria, é possível apresentar o trail completo de cada documento.
Acesso pelo próprio colaborador
O prestador PJ precisa ter acesso aos seus próprios documentos (contrato vigente, comprovantes de pagamento, termos). Isso reduz demandas ao RH como: 'pode me enviar meu contrato por e-mail?'.
Comparativo: Planilha + Drive vs. Plataforma de gestão
| Funcionalidade | Planilha + Google Drive | Plataforma de gestão (ex: Afflux) |
|---|---|---|
| Busca por documento | Manual, lenta (5-15 min) | Instantânea (filtros + busca) |
| Versionamento | Inexistente ou manual | Automático com histórico |
| Alerta de vencimento | Não tem | Notificações automáticas |
| Acesso do colaborador | Compartilhamento manual via link | Portal do colaborador integrado |
| Segurança dos arquivos | Depende das permissões do Drive | Permissões granulares por módulo |
| Rastreabilidade | Não tem | Log de ações completo |
| Escala para 50+ PJs | Inviável | Projetado para escala |
Caso real: de 5 horas/semana para 30 minutos
Nossa agência trabalha com 35 freelancers PJ. Antes, eu gastava facilmente 5 horas por semana só buscando contratos, verificando se as certificações estavam em dia e respondendo e-mails de colaboradores pedindo cópias de documentos. Depois que migramos para o Afflux, tudo ficou em um lugar só. Cada PJ acessa seus próprios documentos pelo portal. Reduzimos esse tempo para menos de 30 minutos por semana.
Conclusão
Planilhas e Google Drive são ferramentas excelentes — para o que foram projetadas. Gestão documental de dezenas de prestadores PJ não é uma delas. À medida que sua operação cresce, os riscos de um documento desatualizado, uma certificação vencida ou um contrato não encontrado em auditoria aumentam exponencialmente. Uma plataforma dedicada como o Afflux resolve esses problemas com organização, automação e acesso controlado.
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