Uma das dúvidas mais frequentes de gestores financeiros que trabalham com prestadores de serviço PJ é: 'a empresa contratante deve reter ISS na nota fiscal?'. A resposta depende de três fatores: o município do prestador, o município do tomador e o tipo de serviço prestado. Neste guia, explicamos todas as regras de forma clara e direta.
Quando a empresa deve reter ISS na fonte?
A retenção de ISS na fonte é obrigatória quando o imposto é devido no município do tomador do serviço (empresa contratante), e não no município do prestador. Isso ocorre nos casos previstos no art. 3º da Lei Complementar 116/2003, que lista serviços cujo ISS é devido no local da prestação.
Serviços com ISS devido no local da prestação (retenção obrigatória)
- Construção civil, demolição, reparação e conservação de obras
- Limpeza e manutenção de imóveis
- Vigilância e segurança
- Serviços de informática quando prestados no estabelecimento do tomador
- Fornecimento de mão de obra
- Serviços de transporte intramunicipal
Serviços com ISS devido no local do prestador (sem retenção pelo tomador)
Para a maioria dos serviços listados na LC 116/2003, o ISS é devido no município do prestador. Nesses casos, o prestador recolhe o ISS diretamente e a empresa contratante não precisa reter. Exemplos: consultoria, desenvolvimento de software (quando remoto), design, marketing digital.
Tabela de alíquotas de ISS por capital
| Município | Alíquota mínima | Alíquota máxima | Serviços de TI |
|---|---|---|---|
| São Paulo (SP) | 2% | 5% | 2% a 5% |
| Rio de Janeiro (RJ) | 2% | 5% | 2% a 5% |
| Belo Horizonte (MG) | 2% | 5% | 2,5% |
| Curitiba (PR) | 2% | 5% | 2,5% a 5% |
| Porto Alegre (RS) | 2% | 5% | 2% a 5% |
| Florianópolis (SC) | 2% | 5% | 2% |
| Brasília (DF) | 2% | 5% | 2% a 5% |
A alíquota mínima de ISS é definida pela LC 157/2016 em 2%. Nenhum município pode conceder benefício fiscal que resulte em alíquota efetiva abaixo desse patamar.
Outras retenções obrigatórias: IR, PIS, COFINS e CSLL
Além do ISS, a empresa contratante pode ser obrigada a reter outros tributos na fonte, dependendo do tipo de serviço e do regime tributário do prestador.
| Tributo | Base legal | Alíquota | Quando reter |
|---|---|---|---|
| IRRF | IN RFB 1.234/2012 | 1% a 1,5% | Para serviços profissionais listados (consultoria, TI, contabilidade, etc.) |
| PIS/COFINS/CSLL | Lei 10.833/2003, art. 30 | 4,65% (combinado) | Para pagamentos acima de R$ 215,05 em serviços específicos |
| INSS (cessão de mão de obra) | IN RFB 971/2009 | 11% | Para serviços com cessão de mão de obra ou empreitada |
Empresas optantes pelo Simples Nacional como prestadoras de serviço estão dispensadas da retenção de PIS/COFINS/CSLL, desde que apresentem declaração informando o enquadramento. Já a retenção de IR depende da atividade.
Como organizar as retenções na prática
O processo ideal de gestão de retenções segue este fluxo: ao receber a NF do prestador, identifique o serviço, verifique se há obrigação de retenção (ISS, IR, PIS/COFINS/CSLL), calcule os valores retidos, pague o valor líquido ao prestador e recolha os tributos retidos nos prazos legais. Plataformas como o Afflux permitem registrar as retenções diretamente na aprovação da NF, mantendo o controle organizado.
Conclusão
A retenção de ISS e outros impostos na contratação de PJ não é opcional — é uma obrigação legal com consequências financeiras para a empresa contratante. Manter um processo claro de validação e retenção, com apoio de tecnologia, é a melhor forma de garantir conformidade e evitar passivos tributários.
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